Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013,., adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades propias de ASM INGENIEROS SAS De esta manera, ASM INGENIEROS SAS, manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades de ASM INGENIEROS SAS, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a ASM INGENIEROS SAS, cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla. 1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. NOMBRE EMPRESA: ASM INGENIEROS SAS, que en adelante se denominará ASM INGENIEROS SAS, identificada con Nit. 830.007.197-5 y representada legalmente por HOFFMAN ALBERTO RIOS RIOS, identificado con la Cédula de extranjería No. 79.468.164 DOMICILIO Y DIRECCIÓN: ASM INGENIEROS SAS, tiene su domicilio en la ciudad de Bogotá D.C. y su sede principal se encuentra ubicada en CRA 59ª N 129B 15. CORREO ELECTRÓNICO: admonasmgeneral@gmail.com TELEFÓNO: 3165784941 2. MARCO LEGAL. Constitución Política, artículo 15. Ley 1266 de 2008 Ley 1581 de 2012 Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES Versión: ASM-01 Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de ASM INGENIEROS SAS, cuyo titular sea una persona Jurídica 4. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones1: • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. • Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero). • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el 1Las definiciones incluidas en este documento son tomadas de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES Versión: ASM-01 origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. • Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. • Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. 5. PRINCIPIOS. Para efectos de garantizar la protección de datos personales, ASM INGENIEROS SAS, aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales2: • Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema. 2Los principios incluidos en este documento son tomados de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES Versión: ASM-01 • Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice ASM INGENIEROS SAS, o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales. • Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento. • Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. • Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, ASM INGENIEROS SAS, garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad. • Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de ASM INGENIEROS SAS, será de medio. • Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por ASM INGENIEROS SAS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. • Principio de confidencialidad: Todas las personas que en ASM INGENIEROS SAS, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES Versión: ASM-01 autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. 6. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN. De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales: a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ASM INGENIEROS SAS, en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ASM INGENIEROS SAS, para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización. 3 c. Ser informado por ASM INGENIEROS SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante ASM INGENIEROS SAS,. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 3Ley 1581 de 2012. Artículo 10. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley. Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES Versión: ASM-01 f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas. Estos derechos podrán ser ejercidos por: • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición ASM INGENIEROS SAS, • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado. 6.1. Derechos de los niños y adolescentes. En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros: a. Responder y respetar el interés superior de los menores b. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores. Es tarea del Estado y las entidades de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. 6.2. Datos biométricos. Los datos biométricos almacenados en las bases de datos serán recolectados y tratados por motivos estrictamente de seguridad, para verificar la identidad personal y realizar control de acceso a los empleados, contratistas y visitantes. Los mecanismos biométricos de POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES Versión: ASM-01 identificación capturan, procesan y almacenan información relacionada con, entre otros, los rasgos físicos de las personas (las huellas dactilares, reconocimiento de voz y los aspectos faciales), para establecer o “autenticar” la identidad de cada sujeto. La administración de las bases de datos biométricos se ejecutará con medidas de seguridad que garantizarán el debido cumplimiento de los principios y las obligaciones derivadas de Ley Estatutaria en Protección de Datos asegurando, además, la confidencialidad y reserva de la información de los titulares. 7. DEBERES DE ASM INGENIEROS SAS, COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. ASM INGENIEROS SAS reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, ASM INGENIEROS SAS utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes. En el tratamiento y protección de datos personales, ASM INGENIEROS SAS, tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia: a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales. c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada. d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada. g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente. h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. i. j. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES Versión: ASM-01 Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular. k. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos. l. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. m. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular. n. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012. o. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos. p. Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley. q. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. r. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. s. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. t. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. 8. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR. ASM INGENIEROS SAS, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber: POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES Versión: ASM-01 a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b. Datos de naturaleza pública. c. Casos de urgencia médica o sanitaria. d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 8.1. Manifestación de la autorización. La autorización a ASM INGENIEROS SAS, para el tratamiento de los datos personales será otorgada por: • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición ASM INGENIEROS SAS, • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado. 8.2. Medios para otorgar la autorización. ASM INGENIEROS SAS, obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por ASM INGENIEROS SAS, de manera previa al tratamiento de los datos personales. Prueba de la autorización ASM INGENIEROS SAS, conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES Versión: ASM-01 consecuencia, ASM INGENIEROS SAS, podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin. 8.3. Revocatoria de la autorización. Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a ASM INGENIEROS SAS, para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. ASM INGENIEROS SAS, establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto ASM INGENIEROS SAS, deberá cesar cualquier actividad De tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, ASM INGENIEROS SAS, podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento. 9. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO. El tratamiento de los datos personales de empelados, contratistas, proveedores, encuestados, o de cualquier persona con la cual ASM INGENIEROS SAS, tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en virtud de su condición de Entidad Extranjera sin ánimo de lucro, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional. En todo caso, los datos personales se podrán recolectar, usar y tratar conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales contenida en este documento y las finalidades autorizadas por cada Titular de los datos, siendo estas informadas de manera previa y expresa con observancia de los requisitos legales que señala la Ley y la Constitución Política; así como para: POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES Versión: ASM-01 a. Desarrollar la misión de ASM INGENIEROS SAS, conforme a sus estatutos b. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales. c. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo. d. Realizar encuestas relacionadas con los servicios de ASM INGENIEROS SAS. e. Desarrollar programas e investigaciones conforme a sus estatutos y demás procesos. f. Cumplir todos sus compromisos contractuales. Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá de acuerdo con lo contemplado en la presente política en el aparte relacionado con los derechos de éstos. 9.1. Datos sensibles. Para el caso de datos personales sensibles, ASM INGENIEROS SAS, podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando: a. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular. d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES Versión: ASM-01 Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior. 10. AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de ASM INGENIEROS SAS, y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información: a. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento. b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. c. Los derechos del titular d. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información. e. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles. 11. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO. Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, ASM INGENIEROS SAS, pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de los medios dispuestos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en cualquier momento. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES Versión: ASM-01 12. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS. a. Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en ASM INGENIEROS SAS, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales el Titular de los datos podrá realizar su consulta a ASM INGENIEROS SAS a través de: • Correo electrónico: admonasmgeneral@gmail.com La solicitud deberá tener los siguientes datos: • Nombre y apellidos del Titular. • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta. • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante. • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 15 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. b. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES Versión: ASM-01 presentar un reclamo ante ASM INGENIEROS SAS,, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: El reclamo del Titular se formulará mediante a ASM INGENIEROS SAS a través de: • Correo electrónico: admonasmgeneral@gmail.com La solicitud deberá tener los siguientes datos: • La identificación del titular • La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. • La Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante. • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quiera hacer valer, cuando corresponda. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 1. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. 2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES c. Petición de actualización y/o rectificación. Versión: ASM-01 ASM INGENIEROS SAS, rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta: El titular deberá allegar la solicitud a través de: • Correo electrónico: admonasmgeneral@gmail.com La petición deberá indicar la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición. d. Petición de supresión de datos. El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a ASM INGENIEROS SAS, su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos: 1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. 2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. 3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ASM INGENIEROS SAS,. Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia ASM INGENIEROS SAS, podrá negar el ejercicio del mismo cuando: a. b. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES Versión: ASM-01 Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. 13. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD. Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, ASM INGENIEROS SAS, está comprometida en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa. Para este fin, cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento. En este sentido, el acceso a la bases de datos se encuentra restringido incluso para los empleados y colaboradores que desde su rol no tengan relación directa con dicha información. Todos los empleados se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos, atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley. 14. TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES. En virtud de la existencia de un vínculo contractual con un tercero, y en caso de ser necesario suministrar datos personales, ASM INGENIEROS SAS suscribirá un Contrato de transmisión de datos personales firmado por el Representante Legal de ASM INGENIEROS SAS, en el cual exigiremos a nuestro Encargado de tratamiento: • Contar con una política formal para el manejo de datos personales, que garantice el cumplimiento de la normatividad vigente en relación con la protección de datos personales y la atención oportuna de consultas y reclamos de los titulares. • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, según los requerimientos normativos y contractuales. • Actualizar la información reportada por ASM INGENIEROS SAS, dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES Versión: ASM-01 • Registrar oportunamente en la base de datos entregada por ASM INGENIEROS SAS las leyendas de “Reclamo en trámite” y/o “Información en discusión judicial”, según aplique. • Dar tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan. • Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales. • Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales. • Demás obligaciones contenidas en la Ley 1581 de 2012. 15. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE ASM INGENIEROS SAS. En cumplimiento de la misión institucional y del plan estratégico de desarrollo de ASM INGENIEROS SAS,, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con ASM INGENIEROS SAS, ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con ASM INGENIEROS SAS,. Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, ASM INGENIEROS SAS, tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con ASM INGENIEROS SAS, y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe ASM INGENIEROS SAS, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES Versión: ASM-01 ASM INGENIEROS SAS,, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar. 16. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ASM INGENIEROS SAS, será la responsable del tratamiento de los datos personales. El departamento de Mercadeo Institucional será el encargado del tratamiento de los datos personales, por cuenta de ASM INGENIEROS SAS, 16.1. Funciones del Oficial de protección de datos. ASM INGENIEROS SAS contará con un Oficial de protección de datos personales quien cumplirá las siguientes funciones: • Controlar el inventario de bases de datos, clasificarlo según su tipo, actualizarlo y realizar el registro ante la Superintendencia de Industria y Comercio. • Reportar las incidencias de seguridad de la información ante la Superintendencia de Industria y Comercio y hacer seguimiento a los planes de acción establecidos. • Asegurar que los responsables de las bases de datos reporten las relaciones con encargados y monitorear que estas se encuentren soportadas con los correspondientes contratos de transmisión de datos. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES Versión: ASM-01 • Reportar semestralmente a la Sede la actualización de riesgos de seguridad de los datos, resultados de auditorías y eventuales incidencias de seguridad ocurridas durante el período. • Adelantar un programa anual de capacitación sobre políticas, procedimientos y controles relacionados con el tratamiento de datos personales. • Servir de enlace a las demás áreas de ASM INGENIEROS SAS para asegurar y coordinar una implementación transversal de este manual. • Obtener las declaraciones de conformidad por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio en el caso de transferencias o trasmisiones internacionales de datos, en caso de ser requerido. • Velar por la ejecución de programas de auditoría interna para verificar el cumplimiento de la Política de datos personales. • Atender de forma diligente y dentro de los términos de Ley, las solicitudes y reclamaciones de los titulares de datos personales. 17. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO. Las bases de datos responsabilidad de ASM INGENIEROS SAS serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos, obedeciendo a intereses legítimos. En caso de ser revocado el consentimiento otorgado, ASM INGENIEROS SAS procederá a la supresión de los datos personales en su posesión, salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación, la cual será notificada al Titular de los datos. XV. VIGENCIA DE LA PRESENTE POLITICA. La presente política rige a partir del 1 de agosto de 2024.
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